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Todo lo que necesitas saber sobre los programas contables

Todo lo que necesitas saber sobre los programas contables

  • Todo lo que necesitas saber sobre los programas contables 

     

    Como empresa o autónomo seguro que sabes que la contabilidad es una parte fundamental del negocio que en ningún caso debe descuidarse. Sin embargo, también es cierto que es una de las tareas menos atractivas en cuanto a gestión. Para poder llevar un registro eficaz de todos los movimientos de manera sencilla, una alternativa al clásico papel, calculadora y lápiz son los programas contables. Descubre en qué consiste esta herramienta y cómo puede ayudarte. 

     

    ¿Qué es un programa contable? 

    Se trata de un software a través del cual gestionar y coordinar las operaciones contables. Un programa de contabilidad es capaz de simplificar el proceso convirtiendo esta labor en algo rápido e intuitivo. Ya que para poder manejar este tipo de aplicaciones o programas no es necesario tener muchos conocimientos previos. Solo debemos introducir los datos de cada operación para obtener resultados. 

    Por lo tanto, es un sustituto de las famosas hojas de cálculo en las que apuntar operación a operación, añadir fórmulas incomprensibles y pasar horas para poder determinar cómo va el negocio. Con estos software todo se hace de manera más simple. Aunque debemos recordar que un programa contable en ningún caso sustituye a una asesoría de empresas. Se trata solo de un complemento para simplificar la gestión de la contabilidad.

     

    ¿Para qué sirven los programas de contabilidad?

    La principal función de un software de este tipo es facilitar siempre la información contable actualizada. Lo que nos ayuda tanto a ahorrar tiempo en el día a día, como a facilitar la contabilidad a nuestro asesor fiscal a la hora de hacer las declaraciones pertinentes. Hay muchos programas diferentes en el mercado, tanto libres como de pago, pero todos incluyen una serie de funciones: 

    - Gestión del libro de cuentas.
    - Registro de cuentas anuales.
    - Herramientas de facturación.
    - Conciliación bancaria.
    - Creación de bases de datos de clientes y proveedores.
    - Elaboración automática de informes.
    - Planes contables predefinidos según negocio.
    - Importación y exportación de archivos.

     

    Ventajas de usar programas de contabilidad y facturación


    Como puedes imaginar, son muchos los beneficios de contar con un programa para gestionar la contabilidad. Te contamos los más destacados: 

    1. Optimización de la gestión del negocio. Ya que es posible ver datos globales de un vistazo, además de llevar un registro de todas las cuentas.

    2.  Ahorro de tiempo y dinero. Es mucho más rápido y sencillo tener la contabilidad al día evitando errores. 

    1. Realización automatizada de procesos complejos. Puedes hacer facturas, cierres de caja, liquidaciones mensuales, etc. simplemente pulsando un botón.

    2. Seguridad a la hora de almacenar datos. Este tipo de programas, tanto en la nube como en el disco duro de tu ordenador, hacen copias de seguridad automáticamente. Por lo que es complicado perder información.

    3. Acceso rápido a los datos de tu negocio. Gracias a las aplicaciones y software online es posible que consultes información sobre tu empresa en cualquier momento y en un segundo.

    Programas de contabilidad para autónomos

    En el caso de los profesionales independientes, la contabilidad que están obligados a llevar incluye simplemente un registro de ingresos y gastos. Por lo que no es necesario contar con un software complejo como sí necesitan las empresas. Lo más recomendable es usar programas de contabilidad gratuitos que ayudan a la hora de llevar un registro y de facilitar toda la información contable al servicio de asesoría que tengan contratado.

     

    Programas contables para pymes y empresas

     

    Tanto las grandes, como las pequeñas y medianas empresas, tienen la obligación de llevar la contabilidad de acuerdo con el código de comercio. Es decir, tienen que tener determinados libros contables, así como presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. Para poder gestionar todas estas necesidades, a la hora de elegir un programa contable necesitan uno que sea capaz de manejar y proporcionar la información relevante. 

    En el caso de las pymes, es aconsejable contar con un software profesional para evitar cualquier tipo de fallo. Ya que de este modo será más sencillo poder facilitar una información veraz a su gestor. Por otro lado, las empresas grandes suelen contar con departamentos contables. Por lo que en lugar de programas de contabilidad para empresas lo más habitual es manejar un ERP que cuente con un módulo financiero para tener todo centralizado.

     

    Opciones a la hora de elegir software para contabilidad

    Si ya hemos decidido que queremos comenzar a utilizar un programa contable para gestionar más rápidamente esta parte del negocio, debemos saber que hay distintos tipos. Algunos incluyen gestión fiscal y contable, mientras que otros sólo llevan un registro de entradas y salidas. Otros cuentan con acceso desde distintos puestos o varios usuarios. Pero fundamentalmente podemos dividirlos en los siguientes: 

    - Programas de contabilidad en la nube o locales.
    - Programas
    gratuitos o de pago. Aunque normalmente los de pago ofrecen una versión gratuita para poder probarlo.
    - Software contable de código abierto o propietario.

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