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Las obligaciones contables de las asociaciones sin ánimo de lucro

Las obligaciones contables de las asociaciones sin ánimo de lucro

  • El número de asociaciones en España va en aumento. Ahora bien, las asociaciones sin ánimo de lucro están sometidas a una serie de obligaciones contables de cara tanto a sus asociados como a la Agencia Tributaria. Al mismo tiempo y al margen de las obligaciones jurídicas, la gestión de la contabilidad resulta útil para la gestión de la asociación en sí (gestión del presupuesto en función de las actividades previstas, control de las aportaciones de los asociados, etc.) y permite maximizar los recursos disponibles.

    Si está pensando en crear una asociación, con este artículo podrá informarse de las obligaciones contables que incumben a las asociaciones y familiarizarse con los programas informáticos de contabilidad utilizados por este tipo de entidades.

    Tipología de las asociaciones sin ánimo de lucro en función de sus obligaciones contables

    Con arreglo a las obligaciones contables de este tipo de entidades, cabe distinguir 3 tipos de asociaciones:

    • Las asociaciones declaradas de utilidad pública;
    • Las asociaciones que ejercen actividades económicas sujetas al Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE);
    • Las asociaciones sin actividad económica no declaradas de utilidad pública ni sujetas al IAE.

    Asociaciones declaradas de utilidad pública

    Cualquier asociación sometida a un régimen general o especial cuya actividad tenga alcance nacional o regional puede ser declarada de utilidad pública siempre que cumpla los requisitos contemplados en el artículo 32 de la Ley Orgánica 1/2002. Asimismo, es preciso que la asociación obtenga la correspondiente resolución favorable dictada por los órganos competentes.

    Aunque este reconocimiento otorga a las asociaciones diversos derechos, también les impone una serie de obligaciones, entre ellas, la de llevar una contabilidad oficial.

    En el artículo 34 del capítulo VI de la Ley Orgánica 1/2002 se establece lo siguiente:

    «1. Las asociaciones de utilidad pública deberán rendir las cuentas anuales del ejercicio anterior en el plazo de los seis meses siguientes a su finalización, y presentar una memoria descriptiva de las actividades realizadas durante el mismo ante el organismo encargado de verificar su constitución y de efectuar su inscripción en el Registro correspondiente, en el que quedarán depositadas. Dichas cuentas anuales deben expresar la imagen fiel del patrimonio, de los resultados y de la situación financiera, así como el origen, cuantía, destino y aplicación de los ingresos públicos percibidos. Reglamentariamente se determinará en qué circunstancias se deberán someter a auditoría las cuentas anuales.

    2. Asimismo, deberán facilitar a las Administraciones públicas los informes que estas les requieran, en relación con las actividades realizadas en cumplimiento de sus fines».

    El balance, la cuenta de resultados y la memoria económica se elaborarán siguiendo el modelo establecido en el plan general de contabilidad adaptado a las asociaciones sin ánimo de lucro.

    Según el Real Decreto 1491/2011, las cuentas anuales de las asociaciones sin ánimo de lucro deberán adaptarse al modelo normal y, en tal caso, auditarse, pudiendo dichas asociaciones utilizar modelos de contabilidad abreviada, cuyas características se definen en el anexo I de la tercera parte del mencionado Real Decreto.

    Asociaciones que ejercen actividades económicas sujetas al IAE

    El artículo 7 de la Ley Orgánica 1/2002, que regula los estatutos de las asociaciones, establece la necesidad de declarar el régimen de contabilidad aplicado en la asociación. Asimismo, el artículo 14 de dicha Ley establece lo siguiente:

    1)  Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que refleje la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas. También han de efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones. Por último, deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.

    2)  Los asociados podrán acceder a toda esta documentación obligatoria a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal.

    3)  Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.

    El artículo 21, en el que se detallan los derechos de los asociados, establece que estos tienen derecho a recibir información sobre la composición de los órganos de gobierno y representación de la asociación, su estado de cuentas y el desarrollo de su actividad.

    Así pues, es necesario llevar la contabilidad desde el comienzo de la actividad de la asociación para que los asociados puedan ejercer su derecho a estar informados, además de para cumplir con las obligaciones jurídicas ante la administración.

    Por lo que respecta al régimen de contabilidad y de conformidad con lo dispuesto en el Real Decreto 296/2004, las asociaciones de este tipo pueden optar por un régimen simplificado de contabilidad si, a fecha de cierre del ejercicio, cumplen al menos dos de los siguientes requisitos:

    - Que el total  de las partidas del activo no supere 150.000 €.

    - Que el importe del volumen anual de ingresos procedentes de la actividad sea inferior a 150.000 €.

    -  Que el número de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 5.

    No hay que olvidar que las asociaciones consideradas entidades sin ánimo de lucro pueden, no obstante, ejercer una actividad económica. De ser así, dichas asociaciones deberán efectuar una declaración de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). Una asociación puede quedar exenta del pago de este impuesto atendiendo a la correspondiente justificación. Para ello, será necesario que la actividad esté contemplada en el artículo 82 del Real Decreto Legislativo 2/2004. En tal caso, la asociación en cuestión entraría en la categoría de asociaciones sin ánimo de lucro no dadas de alta en el IAE.

    Programas de contabilidad para asociaciones sin ánimo de lucro

    La industria de edición de programas informáticos considera que la contabilidad de las asociaciones sin ánimo de lucro constituye un ámbito definido de la contabilidad general, por lo que se han creado programas informáticos específicamente destinados a las asociaciones. En el mercado existe una amplia gama de aplicaciones diseñadas exclusivamente para asociaciones sin ánimo de lucro.

    Tales aplicaciones cuentan con funciones específicas especialmente útiles para la gestión de la contabilidad de este tipo de asociaciones y permiten, además, organizar los ingresos y gastos; asimismo, los programas informáticos pueden estructurar la contabilidad en función de diferentes ámbitos y categorizar las distintas cuentas. Entre las soluciones existentes en España, cabe citar las suministradas por Fundesplai o Socius 2.2.2, un programa gratuito disponible también en catalán, euskera y gallego. La mayoría de estos programas informáticos permite generar facturas y recibos y recordatorios de pago, así como crear registros de existencias. Algunos de ellos ayudan, además, a planificar o elaborar el presupuesto.

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