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Guía práctica para llevar la gestión contable de tu empresa

Guía práctica para llevar la gestión contable de tu empresa

  • Guía práctica para llevar la gestión contable de tu empresa


    Una de las cosas que más miedo puede dar a la hora de emprender un nuevo negocio es llevar la contabilidad de la empresa. Desde fuera puede parecer algo muy complejo, pero lo cierto es que si sabemos cómo hacerlo la cosa generalmente se simplifica. A lo largo de esta pequeña guía te explicamos todo lo que debes saber para tener
    la gestión contable al día, tanto si decides encargarte tu mismo como contratar un asesor contable externo.

    1. Los asientos contables

    Antes de nada debemos tener claro que la contabilidad se basa en asientos contables, que no son otra cosa que los datos de los que disponemos. En realidad hoy en día la gestión contable se lleva con programas informáticos, por lo que el proceso resulta infinitamente menos tedioso que hace unos años.

     

    Simplemente debemos introducir toda la información contable en el programa, o dicho de otra manera, los asientos. Para que el propio programa se encargue de elaborar los balances, ver las cuentas o saber los beneficios exactos de un periodo de tiempo.

     

    Pero, ¿cuáles son esos datos?

    2. Operaciones que debemos incluir en la contabilidad

    En realidad la mejor manera de resumirlo es que se trata de todos y cada uno de los movimientos de dinero del negocio. Estos son los más comunes:

     

    • Compras y gastos
    • Ventas e ingresos
    • Adquisiciones de activos o su venta
    • Sueldos y seguros sociales
    • Liquidaciones de impuestos
    • Préstamos
    • Subvenciones
    • Inversiones financieras
    • Movimientos bancarios
    • Entradas y salidas de dinero en efectivo

     

    Una vez que tienes toda esta información es el momento de saber gestionarla adecuadamente, para lo que necesitas ciertas herramientas.

    3. Herramientas para la gestión contable

    Básicamente necesitamos un programa informático en el que registrar los datos contables, todos los justificantes de las operaciones y un profesional que se encargue de hacer el trabajo. Veamos estos elementos más detalladamente:

     

    • Programa contable

    Hoy en día hay muchos software de contabilidad en el mercado, aunque a grandes rasgos podemos dividirlos en dos:

    • Software para instalar en tu ordenador. Es la opción más tradicional, aunque hay que reconocer que tiene sus inconvenientes, ya que tienes que encargarte tu mismo de hacer todas las copias de seguridad y actualizaciones.
    • Programas en la nube. Se trata de la última tecnología en el sector contable y ofrece muchas ventajas. La primera es que para poder usarlos solo necesitas conectarte a internet, lo que permite trabajar desde cualquier parte y en cualquier momento. Por otro lado, el proveedor se encarga de actualizar el software y de todos los temas relacionados con la seguridad de tu información.

     

    • Justificantes de las operaciones

    Es necesario tener todos los documentos que reflejen cualquier movimiento, ya que es la manera de demostrar que se han llevado a cabo esas operaciones. Debemos conservar las facturas, nóminas, los recibos sociales, movimientos de caja, etc.

     

    • Responsable de contabilidad

    En realidad estamos hablando de la persona que se encarga de registrar y clasificar toda la información contable podemos hacerlo nosotros mismos, tener a una persona en plantilla que lo haga o bien contratar un gestor externo.

    4. Paso a paso en la gestión de la contabilidad

    Ahora que ya tienes claro los elementos que necesitas para llevar la contabilidad veamos de manera resumida los pasos que tienes que dar para mantener la gestión contable al día:

     

    1. Recopila y archiva toda la documentación relacionada con la contabilidad.
    2. Haz los asientos contables. Es decir, introduce los datos en el software contable que hayas elegido.
    3. Asegúrate de que las cuentas cuadran. Es decir, debes conciliar los bancos para que todo coincida hasta en el último céntimo.
    4. Revisa la contabilidad para asegurarte de que no has cometido ningún error.

     

    Aunque puedes hacer esto en cualquier momento, lo cierto es que lo más recomendable es llevar la gestión contable al día. Se deben meter lo datos a diario para poder obtener información actualizada en todo momento sobre la situación de la empresa, la previsión de pagos, cuánto tendrás que pagar de impuestos o lo que has ganado en el último mes.

    5. Obligaciones contables de una empresa

    Una vez tienes tu contabilidad al día y has aprendido a llevar su gestión, no debes olvidar que hay dos obligaciones para la mayoría de empresas en nuestro país.

     

    • La presentación de los libros de contabilidad. Debemos hacerlo en el Registro Mercantil en el plazo máximo de cuatro meses una vez terminado el ejercicio. Son dos los libros que hay que presentar de manera obligatoria: 
      • El libro diario que recoge todos los asientos contables registrados por fechas.
      • El libro de inventarios y cuentas anuales que contiene el balance, las pérdidas y ganancias y los saldos trimestrales.

     

    • El depósito de las cuentas anuales. Las cuentas deben presentarse también en el registro mercantil en el plazo de un mes tras la aprobación por parte de los socios de la empresa.

     

    Esperamos que toda esta información te resulte útil a la hora de llevar la contabilidad de tu empresa. Ya que aunque decidas contar con un gestor contable, es fundamental que conozcas el funcionamiento de todo lo relativo a tu empresa.



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